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Cercle de l'Engagement : comment gagner 30% de temps de réunion ?



En décembre, le Cercle de l'Engagement a eu le plaisir de débattre sur un sujet de désengagement majeur qui concerne tous les salariés: la réunionite.


Un cadre passerait en moyenne 16 ans de sa carrière en réunion... et le télétravail n'a pas arrangé les choses, bien au contraire.

Quelle perte de temps quand on sait que 75% des salariés avouent s'y ennuyer et y faire autre chose !

Les "bonnes pratiques" connues de tous sont le plus souvent inefficaces dans la durée. En effet, les organisations "produisent" toujours plus de réunions pour "s'aligner" face à la complexité croissante.


Alors comment réduire durablement le temps passé en réunion?


Voici les 10 idées phares de ce débat :

  1. L’OPPORTUNITÉ DE L'HYBRIDE - En redonnant de la marge de manœuvre aux salariés pour organiser leur temps, le travail hybride pose ouvertement la question de l'utilité ou du format de certaines réunions.

  2. UN SYMPTÔME DE COMPLEXITÉ - Chaque fois qu'une nouvelle interface / couche est créée dans une organisation, elle génère systématiquement des réunions d'alignement.

  3. LE QUESTIONNEMENT SYSTÉMATIQUE - Organiser une réunion est une décision importante et son retour sur investissement doit être questionné: quel est l'objectif? a-t-on besoin d'une réunion pour atteindre cet objectif? Si oui, avec qui et comment? etc...

  4. LA VARIÉTÉ PLUS QUE LA QUANTITÉ - Alterner des formats de réunion variés (réunion d'information, groupe de travail, prise de décision rapide, moment informel, etc....) permet de limiter la fatigue cognitive cumulée.

  5. LA PLANIFICATION HYGIÉNIQUE - Tout autant que les compétences d'animation de réunion, la planification doit permettre à une équipe de réguler l'utilisation de son temps comme ressource rare.

  6. CASSER LES CODES - Sortir de la norme de la réunion d'1 h pour inventer des formats plus courts au "juste temps imparti" permet de gagner du temps pour mieux préparer avant et agir après !

  7. LA RÉUNION AVEC SOI-MÊME - Équilibrer son agenda en y incluant des plages de travail asynchrone permet de créer des respirations productives et de limiter l'invasion des réunions.

  8. LA JUSTE PARTICIPATION - Le niveau d'énergie est plus élevé lorsque les participants sont utiles à l'objet de a réunion et que le mode d'animation est participatif.

  9. FACE-A-FACE OU ÉPAULE-CONTRE-ÉPAULE ? - Quand la réunion "face-à-face" se limite à l'échange d'informations, la réunion "épaule contre épaule" est un moment social où se cristallisent la créativité, l'intelligence collective et l'entraide.

  10. LA RÉUNION RÉENCHANTÉE - Tout le monde se méfie de la "réunion". Lui donner un nom inspirant, y inclure des rituels énergisant, prendre le temps de célébrer une décision, etc... sont autant d'occasions pour la rendre plus attractive et s'y projeter avec envie !


 

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👉 Aurélien Rothstein, associé d'Engagement & Performance est l'invité de My Happy Job pour son webinaire "Stop à la réunionite" du 23 novembre 2021 !


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